GESTIÓN DE ALMACENES - LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO PARA TU EMPRESA

... ERASE UNA VEZ SEBASTIÁN Y ENMANUEL...

… Érase una vez dos jóvenes emprendedores, amigos inseparables en la universidad quienes un día deciden abrir un pequeño negocio en el centro de la ciudad...  Las cosas iban excelentes, o al menos eso parecía… Sin embargo… Que sorpresa se llevan aquel día en que Jerónimo les visita...

En esta artículo pretendo darte una explicación general de porque la gestión del inventario de tu empresa es tan importante y te ofrezco un primer acercamiento a un instrumento que puede funcionarte para realizar los primeros pasos para el control de las existencias.

... Aquellos dos jóvenes emprendedores se llamaban Sebastián y Enmanuel y el negocio que abrirían se dedicaría a la venta de artículos de limpieza, bebidas gaseosas y otros artículos como herramientas, componentes eléctricos, cables de electricidad, entre otros... Afortunadamente, los primeros días del negocio trascurrieron de forma exitosa, la percepción de los clientes indicaban que dicho negocio ofrecía una excelente atención, se podían encontrar todos los artículos buscados en un solo lugar, los productos ofrecidos eran de excelente calidad y tenían muy buenos precios...

... Un día, llega a la tienda uno de aquellos amigos, inseparables de la universidad, su nombre era Jeronimo... Quien para ese momento se encontraba fabricación su casa y se encontraba justo en la etapa de la colocación de los cables de electricidad... Luego de conversar unos minutos con sus apreciados amigos, Jeronimo les solicita a Sebastián y Enmanuel, le proporcionen un presupuesto para comprarles todo el cable nro. 11 del cual disponían en ese momento en el negocio... Luego de revisar unos minutos, Sebastián y Enmanuel, concluyen que no podrían darle una respuesta a su amigo en ese momento, puesto que no tenían claro donde ubicar el artículo en el almacén,que cantidad podrían despachar y a que precio lo debían vender...

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN BUEN CONTROL SOBRE EL INVENTARIO DE TU EMPRESA?

Quisiera aclarar en primer lugar los términos Gestión de Almacenes y Control del Inventario para que podamos hablar sobre los mismos términos de aquí en adelante en este artículo.

El Control del Inventario se refiere específicamente a las actividades que se hacen para garantizar la integridad de las existencias de materiales en el almacén. Implica el control de las cantidades de cada material y el valor que estas representan.


La Gestión de Almacenes es el proceso que se encarga de la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo almacén, hasta el momento de consumo de cualquier material (materias primas, empaque, entre otros). Este proceso tal como lo acabamos de definir, incluye entonces dentro de sus límites el Control del Inventario.

En tal sentido, controlar las existencias de materias primas, productos terminados, semielaborados, material de empaque, repuestos, entre otros, representa directamente realizar actividades para cuidar una parte de los activos de tu empresa.

El inventario en algunas empresas representa principalmente las materias primas con las que se producen los productos que distribuye la organización. En otros casos, los inventarios son el producto terminado que genera el ingreso. También podría representar los equipos y herramientas empleadas para prestar el servicio al que se dedica la empresa. En todos estos casos, el inventario es una eslabón fundamental para que la organización pueda ofrecer sus productos o servicios a sus clientes y adicionalmente es parte de los activos que posee. Aquí es donde se encuentra la gran importancia que tiene controlar el inventario.

También podríamos hablar de la Gestión del Inventario como un proceso integral que adicional a incluir el Control, incluye el Aseguramiento de las existencias necesarias para mantener la continuidad de las operaciones de la empresa. Sobre este proceso les estaré hablando en un próximo artículo.

Dado a que el Control del Inventario esta directamente influenciado por las actividades y acciones que se ejecutan a través de la Gestión de Almacenes, a continuación les voy a comentar sobre información un poco mas detallada sobre este último proceso.

LA GESTIÓN DE ALMACENES - ¿CUÁNDO Y POR QUÉ REALIZARLA?

¿Por qué realizar la Gestión de tus Almacenes?:

• La gestión de almacenes ayuda a realizar una gestión de compras más eficiente y eficaz; 
• Se pueden obtener ahorros importantes realizando un manejo adecuado de la mercancía, que reduzca el nivel de deterioro de los materiales almacenados, como consecuencia de la manipulación inapropiada; 
• Reducción en los costos de almacenamiento, debido a un mejor aprovechamiento del espacio físico disponible;
• Mejor tiempo de respuesta para la preparación de pedidos de los clientes, debido a una distribución que facilita la recolección de los materiales; 
• Mayor nivel de confianza respecto a la veracidad de la información de inventarios que se encuentra disponible en los sistemas empleados.

¿Cuándo debes realizar la Gestión de tus Almacenes?:
Para poder responderte esta pregunta debes considerar lo siguiente: 

• Se dispone de una gran diversidad de productos almacenados; 
• Existen tanto materiales de gran tamaño como de pequeño tamaño almacenados en un mismo lugar; 
• Es muy frecuente el número de movimientos de materiales realizados en el almacén; 
• Se dispone de almacenes de grandes dimensiones; 
• Los materiales almacenados representan una inversión monetaria importante para la empresa; 
• Los materiales almacenados son de manejo delicado o frágiles; 
• La organización del almacén representa un factor importante para realizar eficazmente la venta de los productos que comercializa la empresa.

En todo caso determinar por qué y cuándo realizar la Gestión de Almacenes, dependerá directamente del tipo de organización en la que te encuentres.

LA GESTIÓN DE ALMACENES - PROCESOS QUE GENERALMENTE LO COMPONEN

Por lo general en cualquier organización donde se requiera de la Gestión de los Almacenes, se hace necesaria la ejecución de los siguientes procesos:

1. Recibir materiales. Es la actividad específica de recibir los materiales que vienen de las compras realizadas por la empresa. Durante la recepción de materiales se deben revisar entre otras cosas lo siguiente: que exista una orden de compra asociada a los materiales recibidos; que los materiales recibidos se encuentren identificados en la orden de compra tanto en cantidad como en modelo; hacer cumplir las diferentes normas de liberación de materiales al momento de la recepción.
2. Almacenar materiales. Luego de recibir los materiales y de haber realizado las revisiones pertinentes de conformidad de la mercancía, se deben localizar los materiales recibidos en las ubicaciones correspondientes de acuerdo a la clasificación del material recibido.
3. Logística interna del almacén. Este sub – proceso implica todas las actividades que se deben ejecutar para el buen funcionamiento del almacén. Algunas de las actividades claves que se ejecutan en este sub – proceso son: Evaluar la adecuación de la disposición de  los materiales en el almacén; Identificar necesidades de redistribución de materiales y Ajustar el esquema de distribución de materiales en el almacén.
4. Preparar pedidos. Este sub – proceso implica la ubicación, la preparación y disposición de los materiales requeridos por otras áreas de la organización. Algunas de las actividades que se deben ejecutar son: Recibir / Evaluar requerimiento de materiales; Verificar disponibilidad de materiales en almacén; Preparar pedido, según requerimiento de materiales; Trasladar el pedido al área correspondiente y Registrar salida de materiales.
5. Logística inversa. Implica realizar las actividades necesarias para recibir materiales que han sido despachados previamente. Algunas de las actividades de la Logística inversa son: Recibir / ubicar materiales para devolución en área correspondiente; Analizar requerimientos de devolución y recolección; Recibir / analizar orden de devolución y producto terminado devuelto y Registrar devolución de producto terminado.

LA GESTIÓN DE ALMACENES - PRINCIPALES RETOS

En mi experiencia he podido identificar que la Gestión de Almacenes se encuentra normalmente expuesta a enfrentar los cinco retos que les especifico a continuación:

A) Gestión de entradas y salidas. Aunque parezca evidente que las entradas y salidas deben ser gestionadas cuidadosamente la mayoría de las diferencias de inventario físico versus teórico, provienen de una administración deficiente en las entradas y salidas del almacén. Algunas preguntas claves que podrían ayudar a mejorar este resultado son: 

• ¿Se lleva un control adecuado de todas las entradas y salidas del almacén?;
• ¿Las entradas y salidas del almacén son debidamente registradas en el sistema?; 
• ¿Tu empresa esta en la capacidad de identificar todas las entradas y salidas que ocurrieron en un período de tiempo determinado?;
• ¿Se han realizado evaluaciones de deterioro de los materiales durante la entrada o salida de los almacenes?

B) Seguridad de acceso. Disponer de controles que garanticen el acceso exclusivo de personal autorizado a los almacenes es un reto de gran importancia para garantizar la integridad física de los inventarios. Algunas preguntas claves para este reto son: 

• ¿Cuántas vías de acceso existen en el almacén?;
• ¿Existen mecanismos de seguridad de acceso físico en dichas vías de acceso?; 
• ¿Se encuentra restringido el acceso al almacén, de manera que sólo ingrese personal autorizado?; 
• ¿Se dispone de bitácoras o histórico de acceso al almacén, que permita validar que personas han ingresado a los mismos?.

C) Logística interna. Una fuente común de deterioro de los inventarios recae en la manera como se manipulan internamente los inventarios. Es por esto que para tener una Gestión de Almacenes eficiente se sugiere responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Se han definido procedimientos estándares para realizar los traslados internos del material?; 
• ¿El esquema de distribución de los materiales y de reubicación de los mismos se ha definido?; 
• ¿Se tiene conocimiento del nivel de obsolescencia que existe en el almacén?; 
• ¿Se realizan evaluaciones de las condiciones físicas que presentan los materiales almacenados, de manera de garantizar que las mismas se encuentran en buen estado?.

D) Distribución física del almacén. La distribución física del almacén ayuda ampliamente a que los materiales de mayor rotación estén mas accesibles, que la disposición de los materiales se realice en zonas que garanticen su integridad física y también ayuda a mejorar las actividades operativas que se realizan recurrentemente en el almacén. Algunas preguntas claves que deben responderse son: 

• ¿La distribución física permite garantizar que la entrada y salida de materiales al almacén, se realice de manera eficiente?; 
• ¿Se dispone de una ubicación física específica para la colocación de los materiales, de acuerdo a su tipo?; 
• ¿Los mecanismos de almacenamiento empleado son adecuados y se seleccionan de acuerdo al tipo de material almacenado?; 
• ¿El esquema de distribución física empleado, permite hacer un aprovechamiento adecuado del espacio físico disponible?.

E) Rotación del inventario. Rotar adecuadamente los inventarios en el almacén ayudará a minimizar la perdida de materiales por el deterioro o vencimiento de los mismos. Algunas preguntas claves son: 

• ¿Se han definido mecanismos de almacenamiento que garanticen el correcto funcionamiento del PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) y / o PEXPS (Primero en Expirar, Primero en Salir)?; 
• ¿Se dispone de información actualizada y exacta de los niveles de rotación del inventario, la cual permite realizar una adecuada planificación del almacén?; 
• ¿Se tiene conocimiento claro de la cantidad y tipo de inventario que se necesita en los almacenes?.

La Gestión de Almacenes es un proceso muy amplio e importante para el desempeño eficiente de tu empresa, es por ello que es necesario tomarlo muy en serio. Si deseas tener un esquema completo de los principales elementos que componen la Gestión de Almacenes, he desarrollado un mapa metodológico en el que podrás encontrar toda esa información. En este video te presento un resumen del contenido de ese mapa metodológico.

LA HISTORIA EN UN VIDEO

En el siguiente video te dejo una narración de la historia de la que hemos estado conversando en este artículo y te presento un formato inicial que te ayudará a llevar el Control del Inventario:

Espero que esta información haya sido de ayuda para ti. De tener algún comentario que quieras hacerme llegar directamente por favor no dudes en escribir a mi correo javierchirino@hotmail.com.

Que tengas un excelente día,

Javier Chirino